Договор между организацией и ресурсоснабжающей организацией: О заключении прямых договоров между ресурсоснабжающими организациями и населением

О заключении прямых договоров между ресурсоснабжающими организациями и населением

Нормы Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) об энергоснабжении (§ 6 главы 30) предусматривают возможность заключения договора энергоснабжения непосредственно между гражданами (абонентами, потребителями) и энергоснабжющими организациями. Соответственно, расчеты за потребленную электрическую энергию также осуществляются напрямую. В абсолютном большинстве случаев напрямую оплачивается и получение сетевого газа. В последнее время достаточно широкое распространение получила практика перехода на прямые расчеты между ресурсоснабжающими организациями и потребителями (населением) за отопление и снабжение горячей водой. В частности, это произошло в городах Владивостоке, Хабаровске, Москве и ряде других городов России. В отдельных случаях такой способ расчетов распространяется и на подачу потребителям питьевой (холодной) воды и водоотведение. Всегда ли это соответствует интересам населения и действующему законодательству?

Необходимо отметить, что переход на прямые расчеты между потребителями и ресурсоснабжающими организациями в большинстве случаев осуществляется независимо от положений существующих договоров с гражданами, проживающими в многоквартирных домах, с наймодателями или управляющими жилищными организациями и вопреки условиям этих договоров.

Одной из основных причин, побуждающей коммунальные предприятия к подобным действиям, является то, что в этом случае они получают платежи населения напрямую, а не от муниципальных предприятий — посредников, компаний по управлению жилищным фондом или жилищных организаций (в зависимости от существующей в каждом городе системы управления жилищно-коммунальным хозяйством и системы договорных отношений). Население является наиболее аккуратным плательщиком, что позволяет ресурсоснабжающим организациям в случае перехода на прямые договоры получать денежные средства своевременно и в полном объеме. То есть при этом исключается направление платежей потребителей за коммунальные услуги не коммунальным (ресурсоснабжающим), а жилищно-эксплуатационным или специализированным организациям.

Дополнительно к этому несколько иными причинами во многих муниципальных образованиях вызваны прямые расчеты потребителей с газораспределительными организациями. Поскольку Правила предоставления коммунальных услуг, изданные еще до принятия нового ГК РФ, не распространяются на отношения по газоснабжению потребителей, традиционно сложилось, что платежи за газ вносятся напрямую сбытовым организациям. Этому способствует и то, что обслуживание внутридомовых газовых сетей и внутриквартирного оборудования в подавляющем большинстве случаев осуществлялось не жилищными, а специализированными газовыми организациями.

Несмотря на существующие, на первый взгляд, преимущества такого способа оплаты коммунальных услуг, переход на него выгоден лишь ресурсоснабжающим организациям и имеет существенные недостатки. Подобная практика ставит потребителей в невыгодное положение и существенно ограничивает их возможности по отстаиванию своих прав в случае нарушения ресурсоснабжающими организациями обязанностей по договору.

При прямых договорах ресурсоснабжающих организаций с населением о предоставлении коммунальных услуг и прямых расчетах за них затрудняется реализация систематического и квалифицированного контроля за соблюдением прав и интересов потребителей, возможность привлечения нарушителей к гражданско-правовой ответственности, а также возможность снижения размера оплаты в случае ненадлежащего выполнения договорных обязательств по срокам, объемам и качеству поставки ресурсов. Если сравнивать экономическую «весомость» отдельного гражданина (потребителя) и предприятия, являющегося локальным монополистом, и оценивать их возможности влиять на разрешение спорных вопросов (в том числе в судебном порядке), то очевидно, что это сравнение будет не в пользу отдельного гражданина.

Несомненно, отдельный гражданин является более слабой стороной при разрешении разногласий между ним и ресурсоснабжающей организацией. В случае нарушения прав потребителя ему тяжело вести дело с организацией, имеющей штатных экономистов, юристов и других специалистов, заинтересованных в том, чтобы не допустить нежелательных прецедентов ответственности своей (ресурсоснабжающей) организации.

Кроме того, есть вероятность удовлетворения требований лишь отдельных потребителей («активистов»). При этом подобные нарушения в отношении других потребителей, как правило, остаются без ответственности. Ведь далеко не каждый потребитель осознает, что его права нарушены и в чем именно состоит его нарушение. К сожалению, правовая грамотность потребителей пока не имеет широкого распространения. Большинство потребителей или не знают о нарушении своих прав (например, незнание предельно-допустимого суммарного периода отсутствия горячей или холодной воды в течение расчетного периода, незнание температурных пределов, нарушение которых может быть квалифицировано как полное отсутствие коммунальных услуг снабжения горячей водой или отопления и т.п.). В ряде случаев они не знают, к кому обратиться с претензией: к управляющей, жилищно-эксплуатационной или ресурсоснабжающей организациям, в органы местного самоуправления или к другим лицам? Многие потребители не верят в реальность «найти справедливость» и в возможность быстрой, эффективной и надежной защиты своих прав или не хотят тратить на это силы, время и нервы, а также по другим подобным причинам.

В случае же, когда от имени жильцов многоквартирного дома выступает управляющая компания или жилищная организация, эти структуры выполняют обязанности по защите интересов всех жильцов. В этих случаях управляющие жилищные организации и в результате собственного контроля, и в случае поступления отдельных обращений потребителей имеют возможность (и обязаны) распространить единичные «сигналы» на все подобные случаи, то есть защитить и тех граждан, которые не обращались. Кроме того, эти организации способны защитить права и интересы потребителей более квалифицированно, чем отдельно взятый потребитель. Несомненно, это «невыгодно» ресурсоснабжающим организациям, и их стремление в ущерб интересам потребителей уйти от всеобъемлющего контроля понятно.

Параграф 6 главы 30 ГК РФ неоднократно упоминает в качестве самостоятельных абонентов граждан. Тем самым ГК РФ предусматривает возможность прямых договоров между энергоснабжающей организацией и гражданами. На снабжение тепловой энергией, холодной и горячей водой, газом нормы об энергоснабжении распространяются, если иной порядок не установлен законом или иными правовыми актами.

При этом необходимо учитывать, что глава 35 ГК РФ («наем жилого помещения») не содержит никаких изъятий из перечня коммунальных услуг, которые должны предоставляться самим наймодателем или предоставление которых наймодатель обязан обеспечить. В соответствии со статьей 676 ГК РФ (пункт 2) предоставление или обеспечение предоставления необходимых нанимателю коммунальных услуг является обязанностью наймодателя. Поскольку иное не предусмотрено жилищным законодательством, это положение распространяется и на социальный наем жилого помещения. Гражданское и жилищное законодательство не предусматривает заключение нанимателями каких-либо иных договоров о предоставлении коммунальных услуг, кроме как договор найма или договор социального найма.

Более того, иной подход прямо противоречил бы смыслу пункта 2 статьи 676 ГК РФ и упразднял бы обязанность наймодателя обеспечивать предоставление необходимых нанимателю коммунальных услуг. Ведь при прямых договорных отношениях нанимателя и ресурсоснабжающей организации в этом обязательстве наймодатель не участвует: ресурсоснабжающая организация осуществляет поставку ресурса непосредственно потребителю, а он обязан оплатить его стоимость ресурсоснабжающей организации.

Наймодателем может являться как собственник жилого помещения, так и управомоченное им лицо. В роли такого лица в большинстве случаев выступает создаваемое органами местного самоуправления унитарное предприятие или учреждение. И эта же организация обслуживает собственников жилых помещений в многоквартирном доме. Коммунальные услуги как нанимателям, так и собственникам жилых помещений предоставляются по одним и тем же сетям, с одними и теми же параметрами, по одним и тем же тарифам. Поэтому предоставление или обеспечение предоставления необходимых коммунальных услуг нанимателям и собственникам жилых помещений не могут осуществляться разными исполнителями.

Переход на прямые расчеты за коммунальные услуги требует создания в структуре ресурсоснабжающих организаций абонентских отделов, которые будут заниматься начислением платежей, изготовлением и доведением до потребителей платежных документов, определением размера снижения оплаты в случае нарушения ресурсоснабжающими организациями установленных параметров качества коммунальных услуг, перерасчетом за потребление коммунальных услуг при их временном отсутствии или изменении количества проживающих граждан, учетом установленных льгот и субсидий, ведением необходимой базы данных по потребителям.

Это неизбежно приведет к дублированию функций, увеличению штата сотрудников и, в конце концов, выльется в необходимость значительного повышения тарифов, в структуру которых будет необходимо включить расходы на содержание абонентских отделов. Кроме этого, в базе данных по потребителям содержится информация о жильцах, которая может представлять определенный интерес для «криминальных структур», и по этой причине наличие такой информации в нескольких местах одновременно нежелательно.

При переходе на прямые расчеты потребители будут должны оплачивать ресурсы не по одному платежному документу (принцип «одного окна»), а по множеству документов, что создает очевидные неудобства. Оптимальным является оплата всех жилищно-коммунальных услуг по одному платежному документу.

Статья 539 ГК РФ, посвященная договору энергоснабжения, подразумевает, что абонент (собственник или наниматель жилого помещения) должен быть подключен к сетям энергоснабжающей организации. То есть внутридомовые сети отопления должны находиться в собственности или принадлежать ей на основании иных вещных прав. В то же время жилой многоквартирный дом является единым объектом недвижимости, все инженерное оборудование которого, как правило, — элементы общей долевой собственности. Из этого следует, что в абсолютном большинстве случаев внутридомовые сети не могут являться «сетями эрнергоснабжающей организации», и заключение договора с каждым отдельным жильцом многоквартирного дома неправомерно.

Сейчас в жилищном фонде практически отсутствуют индивидуальные приборы регулирования и учета потребления тепловой энергии. Это означает, что в случае нарушения ресурсоснабжающей организацией своих обязанностей (например, по поддержанию в жилых помещениях требуемой температуры воздуха или по обеспечению бесперебойного водоснабжения) потребитель не имеет другой альтернативы, кроме как воспользоваться механизмом снижения платы за отопление. Процедура снижения платы требует значительных затрат времени и сил и, очевидно, не все потребители смогут и захотят ею воспользоваться. В результате ресурсоснабжающая организация может получить оплату за те ресурсы, которые она не поставила или поставила не должным образом.

При наличии у потребителя приборов регулирования и учета потребления тепловой энергии или воды он получает возможность не оплачивать недополученный ресурс. Но для применения к исполнителю штрафных санкций за снижение температуры от установленного уровня или отсутствие воды сверх предельно допустимых сроков также требуется затрата времени и сил. Кроме того, в обоих случаях необходима фиксация нарушения (например, составление акта). В случае же, если от имени жильцов будет выступать управляющая жилищная организация, перерасчет платежей и начисление штрафов будут проводиться для всех жильцов сразу и автоматически.

В соответствии с Правилами предоставления коммунальных услуг (пункт 2.6) оплата услуг «непосредственно ресурсоснабжающему предприятию» допускается только при наличии у потребителей приборов учета. Условие об этом и о том, что обязанности, права и ответственность управляющей жилищной организации и потребителей сохраняются, отражаются в договорах с ней. Такие платежи при отсутствии индивидуальных приборов учета неправомерны. Данное положение не противоречит Гражданскому кодексу Российской Федерации (абзац 2 пункта 3 статьи 308, пункт 4 статьи 426, статья 548) и Закону Российской Федерации «О защите прав потребителей».

Необходимо отметить, что в ряде случаев переход на прямые расчеты производится в результате «волевых» решений высокопоставленных чиновников местных администраций и не соответствует имеющимся договорам с потребителями. То есть независимо от содержащихся в действующих договорах обязательств потребителей об оплате коммунальных услуг управляющей жилищной организации, помимо воли потребителей, не изменяя условия этих договоров, в платежные документы потребителей «просто» заносятся новые банковские реквизиты ресурсоснабжающих организаций, которые, таким образом, становятся получателями этих средств. Такое произвольное изменение сторон обязательства не соответствует положениям статей 307 (пункт 1) и 308 (пункт 3) ГК РФ. Это нарушает базовый принцип гражданского законодательства — «свободы договора».

Подобный подход явно противоречит положениям главы 29 ГК РФ, которая допускает изменение договора без соглашения сторон лишь, если это допускается Гражданским кодексом Российской Федерации, другими законами или самим договором, а также по решению суда.

Таким образом, практику заключения прямых договоров о предоставлении коммунальных услуг между потребителями, проживающими в многоквартирных домах, и ресурсоснабжающими организациями, а также практику направления потребителями платежей за коммунальные услуги напрямую ресурсоснабжающим организациям необходимо признать не соответствующей интересам конечных потребителей и не соответствующей целому ряду норм российского законодательства. В то же время представляется, что законодатель, предусматривая в §6 главы 30 ГК РФ возможность заключения прямых договоров энергоснабжения с гражданами, имел в виду потребителей, проживающих в индивидуальных, а не многоквартирных жилых домах.

кому выгодно? – Центр ЖКХ и энергоэффективности

Прямые договоры за жилищно-коммунальные услуги стали возможны в нашей стране в апреле 2018 года. Тогда был подписан федеральный закон, который внес изменения в Жилищный кодекс. Собственники получили право выбирать, кому платить за воду, газ, электричество, отопление и вывоз мусора: напрямую поставщикам коммунальных услуг или через управляющую компанию либо ТСЖ. Какие же плюсы и минусы существуют в схеме прямых договоров с ресурсоснабжающими организациями (РСО)?

Переход на прямые договоры собственников жилья с ресурсоснабжающими организациями  означает, что собственники квартир напрямую, минуя бухгалтерию УК или ТСЖ, платят поставщикам коммунальных услуг. При этом жильцам приходит не одна квитанция, как происходит в случае единого платежного документа, а сразу несколько: один счет за воду, другой за тепло, отдельный – за вывоз мусора и так далее. Стоит помнить, что на прямые платежи нельзя перевести общедомовые платежи. Только поквартирные.

Заключение прямого договора с поставщиком коммунальной услуги – это право, а не обязанность. Если собственников устраивает, как управляющая организация ведет коммунальное хозяйство, нет претензий к платежным документам и качеству коммунальных услуг, переходить на прямой договор необязательно. Тогда жильцы могут задать резонный вопрос – зачем же нам тогда прямые договора? Ответ прост: если с поставщиками ресурсов управляющая компания и ТСЖ рассчитывается сама, а среди жильцов есть те, кто не платит, то в результате плату за них вносит УК, которая “снимает” деньги с других статей – прежде всего с обслуживания и ремонта. В итоге получается, что за неплательщиков расплачиваются добросовестные жители – их деньги могли бы пойти на замену входной двери в подъезде, установку светильников или утепление фасадов, но вместо этого растворились на счетах поставщиков ресурсов.

Даже если небольшой процент жильцов регулярно не платит, то управляющую компанию это постепенно ведет к банкротству, ведь поставщикам ресурсов нужно платить полную сумму.  На прямых договорах обычно настаивают порядочные управляющие компании – они хотят снять с себя обязанность платить “за того парня”. А УК, которые забирают себе деньги жителей и не передают их поставщикам ресурсов, напротив, в прямых договорах видят для себя угрозу. Но в таких случаях уже сами ресурсники могут инициировать переход на прямую работу с потребителями.

Для УК и ТСЖ главный положительный момент прямых договоров собственников жилья с РСО – отсутствие финансовой ответственности за неплательщиков,  должниками при такой схеме занимается ресурсоснабжающая организация.

Немаловажным фактором для учета в пользу перехода на прямые договора является осуществление перерасчета за отопление, которое осуществляется ресурсоснабжающими организациями автоматически в первом квартале, после сверки полученных результатов с фактически потребленным количеством тепла, в зависимости от того, сколько тепла потратил ваш дом в прошлом году.

Отдельные эксперты считают, что при прямых договорах с РСО также улучшится качество коммунальных услуг, поскольку получат больше средств, которые можно направить на модернизацию сетей, котельных или насосных станций. В пользу этой точке зрения специалисты приводят следующие цифры: средний уровень собираемости платежей УК и ТСЖ по стране составляет около 95%, а до РСО доходят порядка 80%.

Одновременно, прямые договоры собственников жилья с РСО позволят исключить невыгодные людям, а зачастую и просто мошеннические схемы, когда отдельные УК и ТСЖ накапливают средства собственников, не оплачивая поставленные РСО услуги.

При выборе прямой схемы оплаты ресурсоснабжающей организации добросовестный собственник будет платить поставщикам услуг напрямую и получать их в нужном объеме и качестве, а ТСЖ переводить деньги только на содержание и ремонт общего имущества дома. При этом стоит помнить, что за УК и ТСЖ остается обязанность содержать в надлежащем порядке инженерные сети и другое оборудование, относящееся к общему имуществу многоквартирного дома.

Но если все так хорошо, то почему же все не уходят от посредников в виде УК, ТСЖ и не начинают вести договоры напрямую? Как всегда, у любого решения есть не только плюсы, но и минусы. Поговорим о них.

• Поставщики ресурсов не горят желанием вести договоры напрямую. Для них это трудозатратно – надо содержать расчетный центр, платить зарплату сотрудникам, следить за достоверностью сведений, например, показаний счетчиков. Кроме того, они тоже понимают, что часть жильцов не платят за коммуналку – кто-то поступает так регулярно, кто-то время от времени. И взыскать долги с них обычно сложнее, чем с управляющей компании.
• Для населения переход на прямые договоры может вызвать проблему множества платежек, если нет единого расчетного центра. То есть каждый поставщик начнет выставлять свои счета, а их оплата в начале каждого месяца будет превращаться в квест – вместо единой платежки нужно будет разбираться с кипой квитков. Какой может быть плюс, если нужно пять раз платить за разные виды услуг? Одной квитанцией, конечно, удобней. Ви избежание указанной ситуации и создания удобства для населения при оплате за жилищно-коммунальные услуги, в том числе и взносов за капитальный ремонт в республике проводится работа по разработке сервиса «Объединенный платежный документ».    Это будет единый источник данных по оплате за ЖКУ в один клик в любом банке, платежном агенте на основе базы начислений жилищно-коммунальных услуг и взносов на капитальный ремонт. То есть даже в случае заключения прямых договоров с РСО у человека будет одна квитанция, в которой будут указаны данные всех поставщиков коммунальных ресурсов. Согласитесь, это очень удобно. Однако для успешной реализации данного проекта требуется активное, участие всех сторон: и ресурсоснабжающих организаций, УК и ТСЖ, а также жильцов многоквартирных домов.

С учетом указанных обстоятельств, собственникам жилья стоит очень внимательно взвесить все «за» и «против» при выборе способа оплаты ЖКУ. При этом стоит также оценить ситуацию, которая сложилась в конкретном многоквартирном доме. Прежде всего, мы говорим о платежной дисциплине собственников.

Если вы все-таки решили перейти на прямые договоры как инициировать этот процесс?

Согласно нормам Жилищного кодекса, принятым в 2018 году, инициировать переход на прямые договоры могут как сами жильцы, так и поставщики. Если собственники жилья в многоквартирном доме, делами которого заведует управляющая компания, решили изменить способ оплаты ЖКУ, то им необходимо проголосовать за это большинством голосов на общем собрании, а протокол отправить в ту или иную РСО, а также региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами (ТКО). Отдельно заключать письменные договоры с «ресурсниками» не требуется. Договор будет считаться заключенным по факту платежа по первой выставленной квитанции.

В свою очередь, РСО могут перейти на прямой договор с потребителями в доме с управляющей компанией только в том случае, если эта жилищная организация накопила большие долги. А именно, если задолженность УК перед РСО превышает две среднемесячные суммы (указанные величины прописываются в договоре ресурсоснабжения или в договоре на вывоз мусора).

С ТСЖ ситуация та же. Собственники также, как и в случае управляющей компании, могут перейти на прямые договоры с РСО, проголосовав за это на общем собрании, и поставщики ресурсов имеют право в одностороннем порядке прекратить отношения с ТСЖ-должником. Как по решению суда, так и без него – эти нюансы прописываются в тексте договора.

В завершение следует отметить, что переход на прямые договоры приведет к контролю собственника многоквартирного дома  над объемами и стоимостью предоставляемых ему коммунальных услуг, и как следствие будет стимулировать к рациональному и бережному использованию коммунальных ресурсов.

Работа по прямым договорам на сегодняшний день должна являться показателем готовности потребителей, РСО и УК к соблюдению платежной дисциплины и организованности в исполнении договорных обязательств, в том числе в части расчетов за коммунальные платежи. Для этого требуется повышение правовой грамотности граждан в сфере ЖКХ и воспитание ответственного собственника. При формировании  благоприятной, среды для заключения прямых договоров и активного участия в проекте «Объединенный платежный документ» всех участников рынка ЖКХ,  прежде всего, ресурсоснабжающих организаций и иных исполнителей,  совместными усилиями можно добиться повышения эффективности работы сферы ЖКХ путем предоставления качественных жилищных и коммунальных услуг потребителям.

Управляйте своими поставщиками

Поставщик определяется как лицо или организация, которые предоставляют продукт или услугу другому бизнесу.

Поиск надежного поставщика по конкурентоспособным ценам жизненно важен для успеха вашего бизнеса.

Условия, о которых вы договариваетесь со своим поставщиком, должны основываться на:

• способе оплаты – банковский перевод, коммерческий счет, оплачиваемый банком, иностранная валюта платежи и транзакции
• возможные риски — несвоевременная оплата поставщику или дефектный, просроченный или недоставленный товар

В этом руководстве объясняется, как построить прочные деловые отношения с вашими поставщиками с помощью хороших навыков ведения переговоров, сотрудничества, управления и оценки эффективности.

• Получите качественные услуги от ваших поставщиков
• Построение хороших отношений с поставщиками
• Как вы можете помочь своим ключевым поставщикам
• Используйте технологии для повышения эффективности
• Соглашения об уровне обслуживания
• Анализ деятельности ваших поставщиков
• Расторжение договоров с поставщиками

Получите качественные услуги от ваших поставщиков

Чтобы обеспечить продуктивные рабочие отношения, выбирайте поставщиков, которые предлагают качественные услуги и отвечают вашим конкретным потребностям.

Служба качества

Существует ряд национальных и международных органов по сертификации, которые позволяют вам проверить качество потенциального поставщика.

Наиболее широко признанным и уважаемым из них является сертификат Международной организации по стандартизации (ISO 9000).

ISO 9000 — это набор стандартов управления качеством, которые используются и признаются во всем мире тысячами компаний в более чем 100 странах. Его цель состоит в том, чтобы продвигать и облегчать международную торговлю посредством предоставления единого набора стандартов, которые приняты и соблюдаются во всем мире. Прочтите об ISO 9000 на веб-сайте Международной организации по стандартизации (ISO).

Конкретные потребности

Выберите поставщиков, которые могут удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, если более быстрый оборот является для вас приоритетом, то нет смысла выбирать на основании стоимости, если требования к обороту не могут быть выполнены.

Один из способов формализовать это — составить соглашение об уровне обслуживания (SLA) между вашей компанией и вашим поставщиком. См. страницу этого руководства, посвященную соглашениям об уровне обслуживания.

С SLA вы можете согласовать цели и определяют стандарты производительности , которые помогают определить и защитить ваши деловые отношения с поставщиками. В большинстве случаев это будет определять основные обязанности торговых отношений между бизнесом и поставщиком. Как правило, он охватывает такие вопросы, как решение проблем, компенсация, гарантии и средства правовой защиты, разрешение споров и соблюдение законодательства. Это также может быть чрезвычайно полезно, если последует судебное разбирательство.

Построение хороших отношений с поставщиками

Потратьте время на построение хороших отношений с ключевыми поставщиками. Если вы сможете сэкономить деньги или улучшить качество товаров или услуг, которые вы покупаете у своих поставщиков, ваш бизнес выиграет.

Советы по работе с вашими поставщиками

При работе с вашими поставщиками учитывайте некоторые из следующих моментов:

• Встретьтесь со своими контактами лицом к лицу и узнайте, как работает их бизнес. Понимание того, как работает ваш поставщик, поможет вам лучше понять, какую пользу он может принести вашему бизнесу.
• Познакомьтесь с людьми, которые будут управлять вашей учетной записью, и убедитесь, что с ними можно легко связаться.
• Спросите об их планах развития или расширения. Повлияет ли это на товары или услуги, которые они вам предоставляют?
• Помогите своим поставщикам, своевременно размещая заказы, четко определяя сроки и своевременно оплачивая заказы. См. страницу в этом руководстве о том, как вы можете помочь своим ключевым поставщикам.
• Следите за любыми возможностями, которыми вы можете воспользоваться – при хороших отношениях между клиентом и поставщиком они сделают то же самое для вас.
• Сделайте свой бизнес важным для ваших поставщиков, и они будут работать для вас усерднее. Некоторые поставщики могут предложить более выгодные условия, если вы обещаете использовать их исключительно.

Однако это может вызвать серьезные проблемы, если они обанкротятся.

Не игнорируйте возможности, предлагаемые в других местах. Держите свои варианты открытыми, отслеживая сделки, предлагаемые другими поставщиками.

Подумайте, нужен ли контракт или соглашение об уровне обслуживания (SLA). Этот процесс защитит от самоуспокоенности со стороны поставщика. См. страницу этого руководства, посвященную соглашениям об уровне обслуживания.

Как вы можете помочь своим ключевым поставщикам

Все заинтересованы в том, чтобы ваши отношения с ключевыми поставщиками преуспевали. Поставщики требуют особого внимания, поскольку их производительность может иметь решающее значение для вашего бизнеса.

Вот несколько способов, которыми вы можете помочь своим ключевым поставщикам:

• Согласуйте свой производственный график с их графиком.
• Обсудите способы снижения общих затрат за счет размера или сроков выполнения заказов/контрактов.
• Рассмотрите дополнительные продукты или услуги, которые может предоставить ваш поставщик.
• Своевременно сообщайте им о стратегических изменениях или новых продуктах — это помогает им адаптироваться к этим изменениям.
• Проанализируйте, насколько хорошо вы прогнозируете продажи и планируете удовлетворить свои потребности в поставках. Обмен результатами этого анализа с вашими поставщиками позволит вам разработать точные планы продаж и отточить общие прогнозы и графики продаж.
• Используйте систему заказов на поставку для контроля и мониторинга закупок товаров и услуг у поставщиков – это облегчает внутренний финансовый контроль и предотвращает неправильное понимание спецификаций со стороны поставщика. См. наше руководство по управлению запасами и инвентаризации.
• Своевременно оплачивайте счета. Просрочка оплаты обострит ваши отношения с поставщиком и может привести к менее выгодным условиям в будущем. В идеале у вас должна быть политика оплаты, которая обязывает ваш бизнес своевременно оплачивать бесспорные счета — копия должна быть отправлена ​​​​вашим поставщикам.

Существует множество способов, с помощью которых технологии, особенно интернет-коммуникации, могут помочь вам в развитии и поддержании хороших отношений с вашими поставщиками.

Использование технологий для повышения эффективности

Высокоскоростное подключение к Интернету, такое как широкополосный доступ, позволит вам более тесно сотрудничать с вашими поставщиками посредством обмена планами, прогнозами и данными о потребителях.

Обмен такой информацией с вашими поставщиками облегчает вам:

• анализ в режиме реального времени информации о продажах, заказах или рыночных тенденциях
• прогнозирование и быстрое реагирование на изменения спроса
• повышение эффективности — точная информация о складских запасах вы будете заказывать только те расходные материалы, которые вам нужны

Электронное сотрудничество с вашими поставщиками, такое как использование электронной почты и обмен электронными таблицами, может быть простым, но наибольшие преимущества дает обмен информацией в режиме реального времени. Для этого требуются более сложные технологии, такие как следующие:

• Планирование запасов или системы прогнозирования — используйте учетные записи запасов для прогнозирования рыночного спроса на ваш продукт.
• Аналитическая обработка в режиме онлайн Системы — анализируйте прошлые показатели продаж и сравнивайте прогнозы от разных поставщиков.
• Планирование ресурсов предприятия (ERP) системы — могут планировать и планировать весь ваш бизнес. При подключении вашей системы заказов и закупок к системам ваших поставщиков заказы могут автоматически размещаться и отслеживаться, а поставщик автоматически выставляет счет.

Эти системы могут быть очень дорогими. ERP-системы можно арендовать у поставщика прикладных услуг, однако при этом потребуются дополнительные расходы, например, обучение персонала.

При обмене информацией убедитесь, что ваши данные и данные ваших поставщиков защищены.

Соглашения об уровне обслуживания

Соглашения об уровне обслуживания (SLA) — это соглашения или контракты с поставщиками, которые определяют услуги, которые они должны предоставлять, и уровень предоставляемых услуг, а также определяют обязанности и приоритеты.

SLA сами по себе являются договорными обязательствами и часто встроены в договор — в виде одного или нескольких пунктов или в виде целого раздела. SLA можно использовать в любом контракте с поставщиком, где способность бизнеса удовлетворить требования клиентов зависит от поставщика.

SLA — это сложные документы, которые должны быть четко определены и не могут быть составлены в произвольной форме.

Составление SLA

Важно, чтобы вы участвовали в составлении соглашения вместе с поставщиком.

Типовые SLA:

• предоставляемая услуга
• стандарты обслуживания
• график поставки
• соответствующие обязанности поставщика и заказчика
• положения о соблюдении законодательных и нормативных требований
• механизмы мониторинга и отчетности об обслуживании
• условия оплаты
• способы разрешения споров
• положения о конфиденциальности и неразглашении
• условия прекращения действия

услуги, SLA обычно предусматривают компенсацию, обычно в форме скидки на ежемесячную плату за обслуживание. При составлении SLA с вашим поставщиком выделите наиболее важные компоненты сделки, чтобы вы могли применить к ним самые строгие санкции. Построить периодический анализ производительности в SLA.

SLA требуют постоянного обсуждения и обновления. Если потребности вашего бизнеса меняются, вам могут потребоваться другие критерии эффективности. Точно так же улучшения в технологии должны быть приняты во внимание при рассмотрении вашего SLA.

Проверяйте работу ваших поставщиков

Рекомендуется регулярно проверять работу ваших поставщиков. Если у вас есть соглашение об уровне обслуживания (SLA), это поможет вам наиболее объективно оценить отношения между бизнесом и поставщиком.

Если нет, то даже на этом этапе может быть целесообразно использовать SLA для определения условий и уровня обслуживания, которое вы требуете от своего поставщика. Процесс проверки особенно важен, поскольку он не позволит существующим поставщикам стать самодовольными.

Ответив на следующие важные вопросы, вы получите наилучшую возможную цену:

• Цена — вы получаете лучшую цену? Предлагает ли ваш поставщик оптовые скидки или другие выгодные условия?
• Качество — довольны ли вы качеством своих поставок?
• Инновации . Регулярно ли ваши поставщики информируют вас о новых продуктах и ​​услугах, которые могут помочь улучшить ваш бизнес?
• Доставка — пунктуальны ли ваши поставщики? Поставки приходят в хорошем состоянии?
• Управление учетными записями — быстро ли ваши поставщики реагируют на любые заказы или запросы, которые вы размещаете у них?
• SLA — выполняют ли ваши поставщики свою часть соглашения?

Если после процесса проверки вы обнаружите, что ваши поставщики не соблюдают определенные положения вашего соглашения, SLA обычно предусматривает компенсацию, обычно в форме скидки на ежемесячную плату за обслуживание. См. страницу этого руководства, посвященную соглашениям об уровне обслуживания.

Вам также нужно будет проверить свою работу. Например, несвоевременная оплата поставщикам не побудит их поддерживать высокие стандарты.

Расторжение контракта с поставщиком

Существует множество причин для расторжения контракта с поставщиком. Они могут постоянно не предоставлять вам услуги или товары, соответствующие вашим требованиям, или, например, вы можете найти более дешевого или более надежного поставщика в другом месте.

Сначала проверьте договор на наличие штрафов за досрочное расторжение сделки. В идеале, при составлении контракта вы должны согласовать оговорку о выходе, которая сводит к минимуму сумму, которую вы должны заплатить. В противном случае штрафы могут быть такими, что вы фактически будете привязаны к этому поставщику. Если качество и эффективность вашего поставщика снизятся, ваш бизнес может пострадать.

Помимо финансовых барьеров при смене поставщиков, вы также столкнетесь с операционными . Если вы переключитесь на нового поставщика с другими процессами или системами, в вашем бизнесе могут возникнуть сбои.

Убедитесь, что ваш существующий поставщик предоставляет вам всю информацию, необходимую для более плавного перехода. Если возможно, договоритесь о том, чтобы ваш новый поставщик взял на себя ответственность за процесс перехода.

Чтобы избежать таких проблем, вы должны подумать о возможных подводных камнях расторжения контракта на ранней стадии переговоров. Например, если контракт заключается на специализированное программное обеспечение, вы должны убедиться, что право собственности на интеллектуальную собственность четко определено с самого начала.

При заключении важных договоров следует обратиться за юридической консультацией.

Рекомендуется иметь руководство по расторжению контракта с поставщиком, которое поможет вам избежать отчуждения поставщика, который может понадобиться вам позднее.

Объясните поставщику, почему вы расторгаете контракт. Возможно, они смогут предложить вам более выгодную сделку и избавить вас от сбоев, снизив цену или повысив качество товаров или услуг, которые они предоставляют.

Оригинал документа, Управляйте поставщиками , © Crown Copyright 2009
Источник: Business Link UK (теперь GOV.UK/Business)
Адаптировано для Квебека компанией Info предприниматели

Наша информация предоставляется бесплатно и предназначена для полезна для широкого круга предприятий в Великобритании (gov. uk/business) и в Квебеке (infoentrepreneurs.org). Из-за своего общего характера информация не может считаться исчерпывающей и никогда не должна использоваться в качестве замены юридической или профессиональной консультации. Мы не можем гарантировать, что информация относится к конкретным обстоятельствам вашего бизнеса. Несмотря на все наши усилия, некоторая информация может быть устаревшей.

В результате:

• Операторы веб-сайтов не несут никакой ответственности за последствия ошибок или упущений.
• Вам всегда следует переходить по ссылкам на более подробную информацию от соответствующего государственного ведомства или агентства.
• Вы полагаетесь на нашу информацию или ссылки на другие веб-сайты на свой страх и риск. Вам следует подумать о том, чтобы обратиться за советом к независимым консультантам, и всегда следует сверять свои решения с вашими обычными методами ведения бизнеса и передовой практикой в ​​вашей сфере бизнеса.
• Операторы веб-сайтов, их агенты и сотрудники не несут ответственности за любые убытки или ущерб, возникшие в результате использования вами наших веб-сайтов, за исключением случаев смерти или телесных повреждений, вызванных их небрежностью или мошенничеством.

Основы управления контрактами

• Управление контрактами — это когда кто-то берет на себя ответственность за управление контрактами для сотрудников, поставщиков или других сторон.
• Менеджерам по контрактам необходимы юридические знания, чтобы точно руководить процессом управления контрактами.
• Не все компании имеют назначенных менеджеров по контрактам, но крупные оборонные фирмы или компании, которые часто сотрудничают с правительством, обычно используют менеджеров по контрактам.

Управление контрактами — это форма управления, которой часто пренебрегают. Менеджеры часто взаимодействуют с сотрудниками, и некоторые из этих обсуждений и ситуаций, естественно, связаны с компенсациями. Некоторые из этих бесед будут касаться управления контрактами. В других случаях предприятиям необходимо управлять договорными соглашениями с другими предприятиями. Об этом мало говорят, но управление контрактами — важная бизнес-тема. Если вы не знаете, как работает процесс управления контрактами, важно понять основы.

Что такое управление контрактами и почему это важно?

Управление контрактами — это процесс управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации операционных и финансовых показателей организации при одновременном снижении финансового риска. Организации сталкиваются с постоянно растущим давлением в плане снижения затрат и повышения эффективности работы компании. Управление контрактами оказывается очень трудоемким элементом бизнеса, что облегчает потребность в эффективной и автоматизированной системе управления контрактами.

Основы управления договорами

Когда две компании желают вести дела друг с другом, в договоре оговариваются действия обеих организаций и условия, посредством которых каждая из них будет выполнять свои части соглашения. Контракты очень сильно влияют на прибыльность бизнеса из-за акцента на доходах и расходах.

Если контракт сформулирован плохо, одна организация может потерять бессчетное количество тысяч долларов из-за простой формальности, на определение которой у нее не хватает ресурсов. Эффективное управление контрактами может в конечном итоге создать прочные деловые отношения и проложить путь к большей прибыльности в долгосрочной перспективе, но только при правильном управлении. Рекомендуется привлечь юридический отдел или юриста к обсуждению управления контрактами. Точная формулировка контрактов имеет решающее значение для управления контрактами.

Управление контрактами также применяется для управления различными контрактами с фрилансерами или сотрудниками. Они иногда требуют управления и изменений, которые помогают обеим сторонам.

Как правило, управление контрактами включает несколько ключевых этапов. Есть ранние этапы или этап перед награждением. Это вся работа, которая выполняется до заключения контракта с кем-либо, будь то бизнес или сотрудник. Средняя стадия — это когда процесс присуждается. Это включает в себя все документы, чтобы сделать соглашение окончательным. В-третьих, это этап после награждения. Именно здесь вступает в действие большая часть управления контрактами и обслуживания.

Эти три основных этапа представляют собой простой способ рассмотрения трехэтапного управления контрактами, но этот процесс более сложен и может быть рассмотрен в несколько этапов в зависимости от того, насколько детальным является ваше представление. Мы обсудим более глубокий взгляд на процесс позже.

Элементы успешного управления контрактами

Недостаточно, чтобы в организации были профессионалы, занимающиеся управлением контрактами. Сотрудники должны быть дополнены процессами и сопутствующим программным обеспечением для удовлетворения растущих потребностей в области соответствия и аналитики. Когда стратегия управления контрактами успешно реализована, организации могут ожидать:

• Ожидаемые выгоды для бизнеса и финансовая отдача реализуются.
• Поставщик готов сотрудничать и реагировать на потребности организации.
• В организации не возникает споров или неожиданностей по контракту.
• Предоставление услуг удовлетворительно для обеих сторон.

Деятельность, включающая надлежащее управление контрактами

Основа управления контрактами основывается на реализации успешных мероприятий после присуждения контракта и на начальном этапе. На этапе, предшествующем заключению контракта, сотрудники должны сосредоточиться на причине заключения контракта и на том, может ли поставщик выполнить условия соглашения.

Необходимо дополнительное рассмотрение, чтобы понять, как будет работать контракт после присуждения. Чтобы избежать нежелательных сюрпризов, требуется тщательное исследование и ясность цели в фактическом контракте.

Управление контрактами требует определенного уровня гибкости от обеих вовлеченных сторон и готовности адаптировать условия контракта с учетом любых меняющихся обстоятельств. Проблемы неизбежны, а это означает, что организации должны быть готовы к неожиданностям и иметь возможность при необходимости корректировать условия контракта. [ История по теме: Условия кредитного договора, на которые следует обратить внимание ]

Каковы этапы процесса управления договором?

Хотя существует множество компонентов управления контрактами, мы можем обобщить процесс, разбив его на пять четких этапов: создание, совместная работа, подписание, отслеживание и продление.

Далее мы можем идентифицировать отдельные шаги внутри этапов. В целом, мы можем разбить процесс на девять шагов, каждый из которых вносит свой вклад в одну из пяти всеобъемлющих стадий. Это упрощает управление кризисом в конце квартала, который обычно случается, когда приходит время для нового раунда контрактов. Вот шаги каждого этапа:

Создание

1. Первоначальные запросы.  Процесс управления контрактами начинается с определения контрактов и соответствующих документов для поддержки цели контракта.

2. Авторские договоры.  Написание контракта от руки — занятие, требующее много времени, но благодаря использованию автоматизированных систем управления контрактами этот процесс можно значительно упростить.

Сотрудничество

3. Заключение договора. После составления контракта сотрудники должны иметь возможность сравнивать варианты контракта и отмечать любые несоответствия, чтобы сократить время переговоров.

Подписание

4. Утверждение договора. Получение одобрения руководства — это этап, на котором возникает большинство узких мест. Пользователи могут превентивно бороться с этим, создавая индивидуальные рабочие процессы утверждения, в том числе параллельные и последовательные утверждения, чтобы ускорить принятие решений.

5. Заключение договора.  Выполнение контракта позволяет пользователям контролировать и сокращать процесс подписания за счет использования электронной подписи и поддержки факса.

Отслеживание

6. Управление обязательствами.  Это требует серьезного управления проектом, чтобы гарантировать, что результаты достигаются ключевыми заинтересованными сторонами, а стоимость контракта не ухудшается на ранних этапах его роста.

7. Изменения и дополнения.  Сбор всех документов, относящихся к первоначальному составлению контракта, является сложной задачей. При обнаружении пропущенных элементов должны быть предусмотрены системы для внесения поправок в первоначальный контракт.

8. Аудит и отчетность. Управление контрактами не означает составление контракта, а затем бездумное засовывание его в картотеку. Аудит контракта важен для определения соблюдения обеими организациями условий соглашения и любых возможных проблем, которые могут возникнуть.

Продление

9. Продление. Методы ручного управления контрактами часто могут приводить к упущенным возможностям продления и потере доходов от бизнеса. Автоматизация процесса позволяет организации выявлять возможности продления и создавать новые контракты.

Большая часть управления контрактами сводится к выполнению этих девяти шагов. Управление жизненным циклом контракта имеет решающее значение. Поскольку различные типы контрактов проходят различные этапы, менеджеры по контрактам должны отслеживать любые потенциальные изменения или нарушения контракта. Если сотрудник или компания недовольны своим контрактом, возможно, стоит внести изменения в контракт. Важно соблюдать контрактные обязательства, а также следить за тем, чтобы обе стороны контракта были довольны.

Много раз в процессе управления контрактами становится важным управление жизненным циклом. Эффективность поставщика и управление рисками являются важными факторами при управлении контрактами. Например, если поставщик не выполняет свои договорные обязательства, вам может потребоваться переработать договор или применить некоторые дисциплинарные меры.

Что такое программное обеспечение для управления контрактами?

Хотя по традиции управление контрактами осуществляется вручную через хранилище папок и картотек, эта практика изобилует неэффективностью, которая может только снизить общую эффективность организации.

Программное обеспечение для управления контрактами представляет собой электронный подход к решению этих проблем. Пакеты программного обеспечения для управления контрактами могут организовать всю документацию по контракту. Программное обеспечение может размещать подписание и продление в электронном календаре, которым легко управлять, и оно может помочь вам отслеживать и распределять ресурсы, связанные с процессом управления контрактом.

Интеграция с автоматизированной службой управления контрактами может высвободить бесчисленное количество человеко-часов и автоматизировать бесчисленное количество процессов, связанных с управлением контрактами, тем самым повышая ценность для компании.

«Программное обеспечение для управления контрактами хранит ключевую информацию о контрактах, связанных с поставщиками, коммерческой аренде и лицензионных соглашениях», — сказал Роберт Пауэлл, генеральный директор и основатель блога Rob Powell Biz. «Общая цель программного обеспечения для управления контрактами — упростить административные задачи путем создания централизованной и единообразной записи для процессов каждого контракта».

Использование программного обеспечения для управления контрактами может упростить мониторинг сложных контрактов, не полагаясь исключительно на бумажную работу.

«Самым важным аспектом программного обеспечения для управления контрактами является то, что оно позволяет сотрудникам, находящимся в разных местах, получать доступ к контрактам в одном месте, — сказал Пауэлл.

Кто использует программное обеспечение для управления контрактами?

Это программное обеспечение в первую очередь будет использоваться в отделах, которые непосредственно занимаются созданием, отслеживанием и подписанием контрактов. Это часто перекладывается на отдел кадров, который занимается бухгалтерским учетом. Программное обеспечение также может привлекать менеджеров, которым необходимо выполнять жизненно важные процессы. Поскольку он может интегрироваться с календарями и коммуникационным программным обеспечением, HR может использовать тяжелые компоненты пакета программного обеспечения, в то время как остальные помогают управлять менеджерами и персоналом, которые необходимы для конкретных аспектов подписания или переговоров.

Как стать менеджером по контрактам

Не все университеты предлагают степень в области управления контрактами, но некоторые школы предлагают. Получение такого образования — один из вариантов, но есть и другие бизнес-степени, которые помогут вам добиться успеха в отрасли. Оттуда вы хотите добавить опыт управления контрактами в той или иной форме.

«Имея степень бакалавра и несколько лет опыта работы в этой области, вы можете подать заявку и пройти сертификацию через NCMA (Национальную ассоциацию управления контрактами)», — сказал Джаред Вейц, генеральный директор и основатель United Capital Source. «Наряду с образованием и полномочиями менеджер по контрактам должен иметь прочные навыки общения и письма, а также острый взгляд на организацию и соблюдение сроков».

Юридическая степень также может быть полезной для этой карьеры. Юридические знания имеют решающее значение в управлении контрактами. Управление контрактами и ведение переговоров опираются на юридические знания и опыт.

Если вы хотите стать менеджером по контрактам на полную ставку, рекомендуется связаться с другими менеджерами по контрактам, чтобы узнать, как они вошли в свою текущую роль.