Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Запись в журнале распоряженийОбразец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2018Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности. Для чего нужны регистрационные книгиОсновная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Среди целей ведения журнала можно выделить:
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Какие локальные акты регистрируются в журналеРегистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
Образец книги приказов по основной деятельностиЗаконодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности. Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже. На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала. На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт. Содержание граф примерно следующее:
Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом. Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку). Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи. Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала. В ней не должно быть:
При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно. Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности. Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным. Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании. Образец книги регистрации приказов по основной деятельностиОбразец заполнения Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. ppt.ru Журнал регистрации приказов: пример и образец заполненияВсе приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.  Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.9 видов приказов, которые отражаются в журналеЛюбой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу. Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал. Образец записи в журнале: инструкция по заполнениюФиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему. Титульный листНа титульном листе ответственное лицо прописывает:
Записи о приказахПорядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:
По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам. Последняя страницаПосле того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).
Способы ведения и ответственныйЖурнал регистрации можно вести двумя способами:
Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:
Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии. Как выглядит журнал для регистрацииБланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.
Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно. 2ann.ru Журнал регистрации приказовДля контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи Ведение журнала регистрацииПорядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:
Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров. Требования к оформлению журнала Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
Ведение журнала в электронном видеВ случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel. Образцы журналовЖурнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word. Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word. Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel. blankionline.ru Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполненияЮридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятияКадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство. Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу. Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования Юридическая сторона Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения. Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости. Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов. Порядок регуляцииДеятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации. Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала. Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников. Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях. Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации. Письменно или в электронном виде?Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера. Разновидности приказных регистрационных журналов и их примерыНа сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:
Порядок работы с журналом Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании. Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия. Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально. В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер. Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:
Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации. Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе. Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал). Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях. Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон. Необходимые пункты Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:
Примерные резервные колонки:
Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись. Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
Как регистрировать приказы задним числом Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация. Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование. С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам. Поделиться ВКонтакте Класс Telegram
juristpomog.com Исправление в журнале регистрации приказов поНапример: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д. Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение). В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.). В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ. Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение). Внесение изменений и исправлений в журналы регистрацииПостановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа. Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне — от 5 лет до 75. Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты. По такой схеме исправьте все неточные или неправильные записи: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях (в т. ч. и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, трудовой инспекцией или самой организацией незаконными). ВниманиеПример исправления неверной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в наименовании должности сотрудника А.В. Дежнева 13 октября 2008 года принята в организацию на должность кассира. Журнал регистрации приказов по личному составуВажно Структура документа По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:
Прописывается дата составления данного распоряжения по календарю. Предполагается, что номер и дата должны стоять рядом. Исправление в журнале учета приказовРазумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала. Читайте по теме в электронном журнале Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант — это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте. Второй вариант — это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице. Третий вариант — данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы: Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц. Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале. Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения — это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу «Примечания» необходимо сразу внести в проект журнала ,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст: «Документация внутреннего пользования» — так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать. Обратите внимание! Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению». Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу. Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения. За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность. Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 годуСкачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье по ссылке. Порядок регистрации приказов Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных: Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации. Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1. Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Исправления в журнале регистрации приказов по личному составуДля дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив. В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений. Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре. Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации. Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства. В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения. Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Вопрос Подскажите , пожалуйста, допускается ли исправление в книге регистрации приказов и если да- то как оно выглядит? Ответ Законодательством не урегулирован вопрос об исправлении записей в книге регистрации приказов. В этой связи можно воспользоваться по аналогии правилами исправления неверных сведений в трудовой книжке. Ошибочные данные в книге регистрации не рекомендуется зачеркивать. Если в Вашей книге регистрации есть графа «Примечания», то в этой графе рядом с некорректной записью можно сделать запись об исправлении допущенной ошибки. Если же графа «Примечания» отсутствует, то с новой строки (за новым номером) можно сделать запись о том, что запись за определенным номером, в определенной графе недействительна, а затем указать корректные данные. (Например: «Запись № в графе № недействительна. Исправление в журнале регистрации приказов по основнойОдин из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник. Официальные постановления и функции 6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква «к» (кадровый) или «лс» (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка «о», с командировками — «км», с поощрениями -«п», взысканиями «в» и т.д. Вносим название документа в графу 2. Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы. Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.) Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8. Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9. strahovanie58.ru Журнал регистрации приказов по основной деятельности: реестр, образец, форма
Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям. Содержание статьи Что это такоеНазванное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации. Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Титульный лист. На нем расположены:
Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:
Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:
Для чего нуженВедение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации:
Этот журнал должен храниться в организации постоянно. В случае если зафиксированные в нем данные могут оказаться полезными, будут использоваться в научно — справочных целях, регистрационная книга передается на хранение в госархивы. Какие локальные акты фиксируютсяКак отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.
Реестр регистрируемых приказовОсновными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):
Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:
Типовая формаРегистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель. Допускается также использование электронной формы.
При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила:
Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись. Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте. Шаблон журналаТиповая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом:
Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении. Нормативная регламентацияБольшинство руководителей считают ведение регистрационного документа необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов. Ответственное лицо за ведение документаНазначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением. Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству. Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела, за работой с журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.
Основные правилаРанее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении:
Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов. znaybiz.ru форма, ведение и хранение в 2018 годуФиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году. Из статьи вы узнаете:Назначение журнала регистрации приказовНазначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу. Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа. Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75. В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения. В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. Во втором журнале, срок хранения которого равно 5 годам, будут фиксироваться приказы: о дисциплинарных взысканиях; о ежегодно оплачиваемых отпусках; об отпусках в связи с обучением; о дежурствах; о краткосрочных командировках. В организациях, где объем документооборота велик, принято диверсифицировать приказы еще более дробно. В таких организациях распространена практика ведения нескольких журналов учета приказов, каждый из которых соответствует своем определенному сроку хранения. Читайте также: Как правильно оформляется и ведется книга приказовСвободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода. В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала. Читайте по теме в электронном журнале Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте. Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице. Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы: Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц. Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже: Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п. Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке.Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров. Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой): Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале. Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала ,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст: "Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике? Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа. Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации. Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия. Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье по ссылке. Порядок регистрации приказовВыше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных: Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации. Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1. Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д. Вносим название документа в графу 2. Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы. Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.) Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8. Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9. Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства. Читайте также: www.sekretariat.ru |
|
||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||
|
Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.
На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:
